Politique de confidentialité

Énoncé de la politique sur la vie privée

Triathlon Canada collectera, utilisera et divulguera les renseignements personnels des membres, employés, bénévoles et de toute autre personne de manière à protéger de tels renseignements, et se conformera aux principes et exigences spécifiées dans la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels et les Documents Électroniques (LPRPDE).

« Renseignements personnels » signifie des renseignements qui peuvent permettre d’identifier un individu.

Application

Les principes et exigences énoncés dans cette politique s’appliquent à la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels par Triathlon Canada. Les organismes membres de Triathlon Canada, en tant qu’entités légales à part, doivent adopter leurs propres politiques sur la vie privée, applicables à leurs propres organisations.

Résumé des principes

Principe n°1 – Responsabilité

Triathlon Canada est responsable des renseignements personnels sous son contrôle. Pour assurer la responsabilité de Triathlon Canada et l’adhésion à cette politique, ainsi qu’une réponse rapide aux questions d’interprétation et aux plaintes éventuelles, le président de Triathlon Canada doit désigner un membre senior du conseil d’administration, qui aura les responsabilités d’un agent à la protection de la vie privée. Les informations publiques concernant la politique sur la vie privée de Triathlon Canada et ses pratiques doivent inclure les coordonnées actuelles de l’agent à la protection de la vie privée.

Principe n°2 – Identifier les objectifs de collecte de renseignements personnels

Triathlon Canada doit identifier la raison pour laquelle des renseignements personnels sont collectés au moment où ils sont collectés ou avant qu’ils le soient. La collecte de renseignements personnels sera limitée au strict nécessaire pour remplir l’objectif pour lequel les données sont collectées.

Principe n°3 – Obtenir le consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels

La connaissance et le consentement d’un membre, d’un employé, d’un bénévole ou d’une autre personne sont nécessaires pour pouvoir collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels, sauf lorsque cela n’est pas approprié, notamment la manière avec laquelle ces renseignements pourraient être partagés et avec qui. Les membres, employés, bénévoles, et toute autre personne, ont le droit de s’abstenir de donner des renseignements personnels, mais ils le font en connaissance de cause et en sachant que s’ils en décident ainsi, l’objectif pour lequel ces renseignements étaient collectés peut ne pas être rempli et / ou Triathlon Canada peut ne pas être en mesure de fournir certains services au membre, employé ou bénévole.

Principe n°4 – Limiter la collecte de renseignements personnels

Triathlon Canada doit limiter la collecte de renseignements personnels au niveau nécessaire pour les objectifs identifiés par la société. Triathlon Canada doit collecter des renseignements personnels par des moyens légaux et équitables.

Principe n°5 – Limiter l’utilisation, la divulgation et la rétention de renseignements personnels

Triathlon Canada n’utilisera et ne divulguera pas de renseignements personnels pour des objectifs autres que ceux pour lesquels ils ont été collectés, sauf si le membre, l’employé, le bénévole ou toute autre personne y consent, ou si cela est exigé par la loi. Triathlon Canada ne doit conserver les renseignements personnels que pour la durée nécessaire pour remplir ces objectifs.

Principe n°6 – Exactitude des renseignements personnels

Les renseignements personnels nécessaires doivent être exacts, complets et à jour pour remplir les objectifs pour lesquels ils doivent être utilisés.

Principe n°7 – Protection sécuritaire

Triathlon Canada doit protéger les renseignements personnels à l’aide de protections sécuritaires adaptées au degré de confidentialité des informations. Les renseignements personnels seront maintenus dans la plus stricte confidence et seront protégés grâce à l’utilisation de moyens administratifs, physiques et technologiques, comme des mots de passe d’accès à la base de données, et un accès restreint aux armoires de rangement et aux pièces sécurisées, le cas échéant.

Principe n°8 – Ouverture concernant les politiques et pratiques

Triathlon Canada doit mettre à disposition rapide des membres, employés, bénévoles, et de toute autre personne, les informations spécifiques concernant ses politiques et pratiques sur la gestion des renseignements personnels. Une personne dont les renseignements personnels ont été collectés a le droit d’accéder à ses propres renseignements pour en vérifier l’exactitude et/ou pour effectuer des
changements appropriés en cas de besoin.

Principe n°9 – Accès des clients et des employés aux renseignements personnels

Triathlon Canada doit informer, sur demande, le membre, l’employé, le bénévole ou toute autre personne de l’existence, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels, et doit donner à cette personne accès à ces renseignements. Le membre, l’employé, le bénévole ou toute autre personne doit être en mesure de contester l’exactitude et le caractère complet des renseignements et les faire modifier si nécessaire.

Principe n°10 – Contester le respect de la politique

Un membre, un employé, un bénévole et toute autre personne doit pouvoir émettre une contestation sur la conformité aux principes énoncés ci-dessus auprès de la personne ou des personnes désignées par Triathlon Canada et responsables du respect de la politique sur la vie privée de Triathlon Canada.

Les dix principes, qui forment la base de la politique sur la vie privée de Triathlon Canada, sont liés entre eux et Triathlon Canada doit adhérer aux dix (10) principes dans leur ensemble.

Agent à la protection de la vie privée

L’agent à la protection de la vie privée de Triathlon Canada a pour responsabilité et doit s’assurer que la collecte et l’utilisation de renseignements personnels sont en conformité avec la politique sur la vie privée de Triathlon Canada, ainsi qu’avec les exigences légales appropriées. L’agent à la protection de la vie privée doit s’attaquer à toutes les violations effectives ou potentielles de cette politique sur la vie privée, ou toutes les plaintes reçues de personnes dont les renseignements personnels ont été collectées.

Agent à la protection de la vie privée de Triathlon Canada:

Stephen Holmes, Président
Triathlon Canada
106 – 3 Concorde Gate
Toronto, Ont.
M3C 3N7

Plaintes

Si un membre, un employé, un bénévole ou toute autre personne pense qu’il ou elle a une plainte potentielle à déposer concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels par Triathlon Canada, une telle plainte doit être déposée par écrit et remise à l’agent à la protection de la vie privée.

Une enquête doit être effectuée pour toutes les plaintes reçues et le résultat documenté. L’agent à la protection de la vie privée, ou son délégué le cas échéant, doit gérer le processus d’enquête. Pour s’assurer que tous les renseignements pertinents sont obtenus pour statuer sur une plainte, l’agent à la protection de la vie privée doit avoir accès à tous les enregistrements pertinents de Triathlon Canada sur les circonstances de la plainte.

Si une enquête révèle des renseignements personnels inexacts, ou des pratiques qui ne sont pas conformes aux exigences légales ou à cette politique de Triathlon Canada sur la vie privée, Triathlon Canada doit remédier à de tels exemples aussi dans des délais rapides mais raisonnables.

Toutes les plaintes seront traitées en détail, et l’agent à la protection de la vie privée, ou son délégué, rendra une décision adéquate et une réponse écrite dans des délais raisonnables. Cette réponse doit détailler la procédure de révision utilisée, les changements (le cas échéant) apportés aux pratiques de gestion des données ou les corrections aux renseignements personnels suite à la plainte, ainsi que les informations pour un appel potentiel de la décision de Triathlon Canada auprès du Commissaire à l’information et à protection de la vie privée de C.B.

Utilisation de renseignements sur Triathlon Canada par des tiers Lorsque des renseignements personnels sont fournis à un tiers pour un objectif donné, cette partie devra signer un accord de confidentialité et de non divulgation avec Triathlon Canada, avant le transfert de renseignements personnels à cette partie autorisée.